2021年度定期総会を開催しました

2021年11月7日に、2021年度定期総会を開催することができました。
当日会場に足を運んでくださった会員の皆様、ご参加ありがとうございました。

今年度総会では、昨年2020年に総会ができなかったため、2020年度と2021年度の2年分をまとめて実施しました。

2021年度定期総会報告

会場は小田急線下北沢駅近く、北沢タウンホール第1集会室(世田谷区北沢)を利用しました。
総会は14時に開会し、役員会より2020年度が3案、2021年度は5案が提出され、順に議案審議を行いました。年度ごとに分けて総会の結果を以下にご報告します。

2020年度 議案

議題 Ⅰ.2019年度事業報告及び決算報告
   Ⅱ.2020年度事業計画(案)及び予算(案)
   Ⅲ.役員改選

上記3案が提出され、全て承認されました。

2019年度に、今後予想される予算の減少、これまでの各事業の活動状況に40周年事業の結果を反映させ、全て白紙で全事業の見直しを行いました。
検討の結果、2020年度に事業内容の変更や廃止を行い、活動規模を縮小することを決定しました。
主な変更点を2020年度定期総会資料より抜粋し、以下に説明します。

内容を変更した事業
  • 会員への情報発信と活動報告:ホームページや会報・記念誌の発行など、様々な媒体を利用して会員へ情報発信を行う

これまでの「会報の発行」を「会員への情報発信と活動報告」という、より柔軟な形へと変更しました。今後、予算不足によって会報の定期発行が難しくなることを見据え、その時々に最適な方法で、本会の活動や母校の近況を会員へ伝えていくこととなります。

全事業の見直しにともなう2020年度より廃止する事業および制度
  • 会員活動助成制度:部活動の合宿などに会員が参加する際に助成金を支給する事業
  • 慶弔制度:会員の訃報が伝わった際にレタックスや電報を送る事業
  • 既存文書・資料等の整理とデジタルデータ化:過去の資料の整理を行う事業
  • クラス幹事制度:卒業後に幹事としてクラスのまとめ役となり、同窓会活動の協力を行う制度
  • サポーター制度:役員と協力しながら、運営の補助を行う制度

上記5事業の廃止を決定しました。作業が完了した事業、ほとんど活動していない事業、実施が困難な事業などを対象としています。

2020年度分はここまでとなります。各議案の詳細は下リンク先の2020年度定期総会資料PDFをご覧ください。
科技高成城同窓会 2020年度定期総会資料PDF

2021年度 議案

議題 Ⅰ.2020年度事業報告及び決算報告
   Ⅱ.2021年度事業計画(案)及び予算(案)
   Ⅲ.会則改正
   Ⅳ.役員改選
   Ⅴ.本会の活動休止(休会) <この案のみ否決>

上記5案が提出され、Ⅰ〜Ⅳ案が承認、Ⅴ案が否決されました。
主に例年と内容が違う、Ⅲ〜Ⅴ案について以下に説明します。

Ⅲ.会則改正について

2020年度に行なった全事業の見直し結果の反映。最初の会則施行日が会の発足日と見なされるため、過去の会則施行日と改正日の追加(改正を重ねていく途中で、第1回総会で施行された日付がなくなってしまった)。文言の見直しと統一。この3点を主な変更点に会則改正を行いました。
下記リンク先の2021年度定期総会資料PDFには、改正された会則と会則の変更比較表が含まれています。

Ⅳ.役員改選について

2021年度の役員改選では、全役員が任期を継続せず、全員が退任することになりました。役員が退任する理由を口頭で説明し、役員不在での承認をいただきました。このような結果になったことを会員の皆様にお詫び申し上げます。
先の投稿「2021年度定期総会開催のお知らせ」の最後にも記載しましたが、以前より役員のほとんどが次に開催する総会をもって退任することが決まっていました。
役員会では、ホームページでの募集や母校からの紹介などの方法で後任探しを進める予定で、母校に報告と相談をしました。その後、後任探しは母校で行いたいとお話をいただき、その意向を受けて役員会では積極的に募集を行わないこととしました。結果、さまざまな事情により、総会までに後任候補が間に合いませんでした。

Ⅴ.本会の活動休止(休会)について

本会を一旦休会させる案を提出しましたが、参加された会員から承認を得られず、否決されました。
運営する後任の役員候補が総会までに見つからなかったこと、入会方法の変更による大幅な会費収入と運営予算の減少、現在の状況の中で感染対策を行いながら懇親会やイベントの開催が困難なこと、これらの休会案を提出するに至る理由を説明しましたが、参加者から承認を得ることができませんでした。なお後任が見つかり次第、休会を解除して事業を再開する予定となっていました。

2021年度分はここまでとなります。各議案の詳細は下リンク先の2021年度定期総会資料PDFをご覧ください。
科技高成城同窓会 2021年度定期総会資料PDF

今後について

2021年度定期総会に提出した「本会の活動休止(休会)」案の否決を受け、後任の役員候補を出来るだけ早く探してもらえるよう母校と協議を始めています。
母校との協議や会計処理などの残務があるため、今回退任した前役員が数名残り、2021年度末(2022年3月)までを目処に残務整理を行うこととなりました。役員候補が見つかれば、引き継ぎも行う予定です。会員の皆様には、ご理解いただけますようお願い申し上げます。

今後の活動については、ある程度状況がまとまりましたら、本ホームページでお知らせします。

最後に改めてお知らせします。
今後の会報発行は、今年の予定をお知らせした際にも記載しましたが、発行予算が不足しているため、今年度以降は不定期発行となります。


更新情報
会則ページを2021年11月7日施行版に更新しました。
配布書類ページに2020年度と2021年度の総会資料PDFを追加。
・役員会役員ページを非公開にしました。
・クラス幹事会関係のページを削除しました。